Wichtige Dokumente sichern: Dokumentenmappe, Kopien und digitale Sicherung
Welche Dokumente in die Dokumentenmappe gehören (nach BBK), was im Original, als beglaubigte oder einfache Kopie, wie du sie digital sicherst und warum du deine Wohnung filmen solltest.
Kurz gesagt
- Alle wichtigen Unterlagen in einer Mappe an einem festen Ort, den die ganze Familie kennt.
- Manches im Original (Familienurkunden), manches als beglaubigte Kopie (Verträge, Policen, Zeugnisse), manches als einfache Kopie (Ausweise).
- Zusätzlich eine verschlüsselte digitale Kopie und eine Kopie bei Verwandten, beim Notar oder im Bankschließfach.
- Ein Video von der Wohnung hilft nach einem Brand oder Hochwasser bei der Schadensmeldung.
Bei einer Evakuierung wegen Hochwasser, einer Bombenentschärfung oder einem Brand bleibt oft keine Zeit, Unterlagen zusammenzusuchen. Manche Dokumente sind schwer oder gar nicht wiederzubeschaffen. Das BBK empfiehlt deshalb eine Dokumentenmappe, die du mit einem Griff mitnehmen kannst.
Welche Dokumente
Was du brauchst, hängt von deiner Lebenssituation ab. Das BBK nennt unter anderem:
Im Original
- Familienurkunden: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden bzw. Stammbuch
Im Original oder als beglaubigte Kopie
- Sparbücher, Kontoverträge, Aktien, Wertpapiere
- Versicherungspolicen
- Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Steuerbescheide
- Zeugnisse: Schule, Ausbildung, Hochschule, Zusatzqualifikationen
- Verträge, etwa Miet- oder Leasingverträge
- Testament, Patientenverfügung und Vollmachten
Als einfache Kopie
- Personalausweis, Reisepass
- Führerschein und Fahrzeugpapiere
- Impfpass
- Grundbuchauszüge
- Bescheide über Leistungen (Arbeitsagentur, Rente, Kindergeld)
- Belege für Versicherungsbeiträge, besonders für die Rentenversicherung
- Rechnungen, die offene Ansprüche belegen
Ergänzen kannst du: Medikamentenplan und wichtige Befunde, Kontaktliste mit Telefonnummern, Kopien der Bank- und Kreditkarten (Vorder- und Rückseite, ohne PIN), Fotos der Familie und der Haustiere.
Drei Ebenen Schutz
- Die Mappe: wasserdicht und feuerhemmend, an einem festen Ort in der Nähe des Notfallrucksacks. Alle in der Familie wissen, wo sie ist.
- Digitale Kopie: Scans aller Dokumente, verschlüsselt auf einem USB-Stick im Notgepäck und in einem Cloud-Speicher mit Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Eine Kopie außer Haus: bei Verwandten in einer anderen Stadt, bei Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach, wie es das BBK vorschlägt.
Film deine Wohnung
Geh einmal mit dem Handy durch alle Räume und filme Möbel, Elektrogeräte, Schmuck, Kleidung, auch den Inhalt von Schränken und Keller. Speichere das Video in der Cloud. Nach einem Brand, Einbruch oder Hochwasser kannst du der Versicherung so viel leichter nachweisen, was vorhanden war. Kaufbelege teurer Geräte gehören ebenfalls in die Mappe.
Wer hat noch eine Kopie?
- Eine Vertrauensperson sollte wissen, wo Mappe und digitale Kopie zu finden sind.
- Vollmachten und Patientenverfügung: Angehörige informieren, wo die Originale liegen.
Sicherheit
- Ausweiskopien nie unverschlüsselt per E-Mail verschicken oder offen speichern.
- Passwörter für die digitale Sicherung getrennt aufbewahren, etwa in einem Passwort-Manager mit Notfallzugriff für Angehörige.
- Einmal im Jahr prüfen: abgelaufene Ausweise ersetzen, neue Verträge ergänzen.
Wo die Mappe im Notfall hinkommt und wer sie mitnimmt, gehört in den Notfallplan für die Familie.
Häufige Fragen
Ist die Cloud sicher für Ausweiskopien?
Nur verschlüsselt. Lege die Dateien in einen verschlüsselten Ordner oder ein verschlüsseltes Archiv mit einem starken Passwort und aktiviere die Zwei-Faktor-Anmeldung beim Cloud-Anbieter. Das Passwort gehört nicht in dieselbe Cloud.
Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
Das ist je nach Dokument verschieden. Familienurkunden, Abschlusszeugnisse, Rentenunterlagen und Grundbuchauszüge solltest du dauerhaft aufheben. Für Arbeitszeugnisse und Teilnahmebescheinigungen gibt es, wie das BBK anmerkt, oft kürzere Aufbewahrungsfristen bei den ausstellenden Stellen, was die Wiederbeschaffung erschwert.
Was ist mit Testament und Patientenverfügung?
Sie gehören laut BBK in die Mappe, im Original oder als beglaubigte Kopie. Sag deinen Angehörigen, wo sie liegen. In Deutschland kann man Vorsorgevollmachten zusätzlich im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registrieren.
Quellen und weiterführende Links
Preper dient der allgemeinen Information und ersetzt weder die Anweisungen der Behörden noch ärztlichen Rat. Im Notfall wähle 112 (in der Schweiz auch 144, 117 oder 118).